กระบวนการขั้นตอนและปัญหาของระบบ

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ

1.ระบบวางแผนอัตรากำลังคน มักถูกใช้เป็นเครื่องมือกำหนดความต้องการบุคลากรขององค์การในส่วนกระบวนการทางธุรกิจ เริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงทำการค้นคืนสารสนเทศจากภายในและภายนอกองค์การ หลังจากนั้น จึงทำการนำเข้าข้อมูลผ่านโปรแกรมการวางแผนกำลังคน และนำออกสารสนเทศในรูปแบบของแผนอัตราการวางกำลังคน จึงส่งแผนอัตรากำลังคนให้ผู้บริหารระดับกลางทำการวิเคราะห์งานต่อไป

2. ระบบวิเคราะห์งาน ครอบคลุมถึง กระบวนการด้านการวิเคราะห์งาน และการควบคุมตำแหน่งงาน ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจ จะเริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางนำแผนอัตรากำลังคนมาทำการวิเคราะห์ เพื่อจำแนกประเภทของงานตามโครงสร้างและแผนกลยุทธ์ พร้อมทั้งจัดทำคำพรรณนางาน คุณลักษณะเฉพาะงาน เพื่อนำไปใช้ในการสรรหา คัดเลือก และบรรจุคนเข้าทำงาน

3. ระบบสรรหาและคัดเลือก ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของการสรรหา โดยการสร้างระบบเก็บรวบรวมผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติตรงกับคุณลักษณะเฉพาะงาน กระบวนการจะเริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่สรรหาทำการรวบรวมข้อมูลจากภายในและภายนอกองค์การ เพื่อกำหนดตำแหน่งงานและคุณสมบัติของผู้สมัคร เมื่อผู้สมัครทำการยื่นใบสมัครที่บริษัทที่เชื่อมโยงกับโปรแกรมรับสมัครงาน ระบบจะจัดเก็บข้อมูลเพื่อคัดเลือกผู้สมัครที่เข้ารับการสัมภาษณ์ หลังจากนั้นจะออกจดหมายเรียกให้ผู้สมัครรับทราบ

4. ระบบบุคลากร ครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการบรรจุเข้าทำงาน การทะเบียน ประวัติบุคลากร และการบันทึกเวลาเข้า – ออก ในส่วนการบวนการทางธุรกิจของระบบบุคลากร หลังจากผู้สมัครผ่านการคัดเลือกได้รับการแจ้งผลสัมภาษณ์แล้ว จะต้องเข้ามามอบตัวเข้าทำงาน เพื่อทำงานในตำแหน่งที่ตนสมัคร และบุคคลที่ได้รับการบรรจุเข้าทำงานต้องเข้าปฏิบัติงานในทุกวันทำการภายในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งองค์การอาจเลือกใช้เทคโนโลยีรับเข้าข้อมูลของการบันทึกเวลาทำงาน เช่น เครื่องรูดบัตร เครื่องสแกนลายนิ้วมือ

5. ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน จะมีการประมวลผลโปรแกรมเงินเดือน เพื่อคำนวณรายได้สุทธิหรือเงินเดือนจ่ายบุคลากร โดยใช้ข้อมูลอัตราเงินเดือนจากแฟ้มข้อมูลบุคลากร โปรแกรมจะทำการคำนวณตัวเลขเงินเดือนจ่ายประจำเดือน เพื่อนำส่งธนาคารให้ทำการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากบุคลากรแต่ละคน และออกรายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนแยกตามแผนกส่งให้ผู้บริหารเพื่อใช้ตรวจสอบและตัดสินใจ

6. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเงินเดือน ตลอดจนนำข้อมูลสารสนเทศที่ได้มาเป็นข้อมูลนำเข้าของการพัฒนาและฝึกอบรมการเลื่อนขั้น หรือการโยกย้าย เช่น วิธีการใช้ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน ตลอดจนวิธีการวัดผลเชิงดุลยภาพในกระบวนการธุรกิจของระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน เริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่ใช้โปรแกรมประเมินผลการปฏิบัติงานรับเข้าข้อมูลบุคลากร การทำงาน ผลงาน เพื่อสร้างใบประเมินให้ผู้ประเมินทำการประเมินผู้ใต้บังคับบัญชา และส่งผลให้ผู้บริหารพิจารณาปรับเงินเดือน

7. ระบบพัฒนาและฝึกอบรม ครอบคลุมถึงกระบวนการในส่วนการจัดทำแผนการพัฒนา การฝึกอบรม และการดำเนินการฝึกอบรมบุคลากร โดยจะศึกษาข้อมูลจากการประเมินผลการปฏิบัติงาน การวิเคราะห์งานและตำแหน่งงาน เพื่อมาจัดทำแผนการฝึกอบรม ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบการพัฒนาและฝึกอบรม จะเริ่มตั้งแต่มีการใช้โปรแกรมพัฒนาบุคลากร เพื่อจัดทำแผนการฝึกอบรมบุคลากร หลังจากการฝึกอบรมเสร็จแล้ว ระบบจะออกรายงานประเมินผลการฝึกอบรม รายงานค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารใช้พิจารณาและตัดสินใจด้านการโยกย้ายงาน

8. ระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ ครอบคลุมถึงกระบวนการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากร และการจ่ายค่าสวัสดิการบุคลากร เพื่อเป็นการธำรงรักษาบุคลากรให้มีขวัญและกำลังใจในการทำงาน อาจอยู่ในรูปของค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียนบุตร ค่าเครื่องแบบ และเงินให้กู้ เป็นต้น ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ จะเริ่มตั้งแต่ ผู้บริหารระดับกลางใช้โปรแกรมวางแผนผลประโยชน์เพื่อนำเข้าข้อมูล 2 ส่วน คือ ข้อมูลจากภายในและภายนอก โดยจะจัดเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลผลประโยชน์ เพื่อให้บุคลากรสามารถเรียกดูและรับทราบผลประโยชน์ได้

ตาราง ๒.๖ ขั้นตอนการสร้าง HRIS
ขั้นที่ ๑ ทำความเข้าใจระบบปัจจุบัน	- กำหนดวัตถุประสงค์ - สอบถาม - รวบรวมข้อมูล
ขั้นที่ ๒ ความต้องการระบบใหม่	- กำหนดสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลง - ปัญหาของระบบเก่า
ขั้นที่ ๓ วางแผน	- ตัดสินใจขั้นสุดท้ายถึงความต้องการต่าง ๆ ในระบบใหม่ - กำหนดข้อมูลดิบที่ต้องการ - กำหนดผลนำออกที่ต้องการ
ขั้นที่ ๔ เลือกซอฟท์แวร์และทดสอบ	- แจ้งผู้ขายซอฟท์แวร์ให้เสนอขาย - เลือกผู้ขายซอฟท์แวร์ - ทดสอบระบบ
ขั้นที่ ๕ นำผลการใช้มาทบทวน	- รวบรวมผลการใช้จากผู้ใช้ - ปรับปรุงซอฟท์แวร์ตามความต้องการของผู้ใช้
ขั้นที่ ๖ การนำไปใช้	- ใช้ระบบใหม่และฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ทุกคน
ขั้นที่ ๗ การประเมินผล	- ค้นหากำหนดปัญหาระยะยาว - ประเมินประโยชน์ - ปรับปรุงระบบให้ทันสมัย

ขั้นตอนการสร้างระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)

ตารางที่ ๒.๘ รายงานที่ได้จากระบบ DPIS Version ๒.๘
๑. การสอบถามข้อมูลทางจอภาพ แสดงข้อมูลของแต่ละเลขที่ตำแหน่ง แสดงข้อมูลข้าราชการแต่ละคน แสดงข้อมูลตำแหน่งตามเงื่อนไข แสดงข้อมูลข้าราชการตามเงื่อนไข แสดงข้อมูลเกี่ยวกับวุฒิการศึกษา แสดงข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรม/ดูงาน	๒. การพิมพ์รายงาน (มากกว่า ๕๐๐ รายงาน) ดังนี้ รายงานเกี่ยวกับโครงสร้างตำแหน่ง รายงานเกี่ยวกับโครงสร้างกำลังคน รายงานเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของกำลังคน รายงานเกี่ยวกับงานการเจ้าหน้าที่ รายงานเกี่ยวกับการดำเนินการทางวินัย รายงานเกี่ยวกับการลาของข้าราชการ รายงานเกี่ยวกับเงินเดือนและเงินประจำตำแหน่ง รายงานเกี่ยวกับการดำเนินการขอรับพระราชทานเครื่องราชฯ รายงานเกี่ยวกับบัญชีแนบท้ายคำสั่งการบริหารงานบุคคล
ระบบ DPIS Version ๓.๐ (ที่เพิ่มเติมจาก DPIS Version ๒.๘)
๑. รายงานรายชื่อข้าราชการจำแนกตามวุฒิการศึกษา/ประเทศที่สำเร็จการศึกษา  ๒. รายชื่อข้าราชการที่บรรจุในปีงบประมาณ ๓. รายชื่อข้าราชการที่ออกจากราชการในปีงบประมาณ ๔. รายชื่อข้าราชการที่เลื่อนระดับตำแหน่งในปีงบประมาณ ๕. รายชื่อข้าราชการที่ย้ายระหว่างกอง/สายงานในปีงบประมาณ ๖. รายงานประวัติข้าราชการที่สามารถเลือกได้ว่าต้องการประวัติเรื่องใดบ้าง ๗. รายงานจำนวนข้าราชการลาไปศึกษา ฝึกอบรม สัมมนา ดูงาน ณ ประเทศ ๘. รายชื่อข้าราชการที่เกษียณอายุราชการล่วงหน้า ๕ ปี ๙. รายงานผลงานดีเด่นของข้าราชการสำนัก/กอง ระดับ สายงาน เรียงตามลำดับอาวุโส ๑๐. รายชื่อข้าราชการสำนัก/กอง   ฝ่าย   จำแนกตามวุฒิการศึกษา/สาขาวิชาเอก/สถานศึกษา		๑๑. รายชื่อข้าราชการที่ผ่านการฝึกอบรม หลักสูตร  ๑๒. รายงานข้อมูลข้าราชการที่ลาไปศึกษา/ฝึกอบรม ณ ต่างประเทศจำแนกตามสำนัก/กอง ตั้งแต่ปี  ๑๓. ประวัติข้าราชการสำหรับเสนอขอพระราชทานเหรียญจักรพรรดิมาลา ๑๔. บัญชีสรุปจำนวนข้าราชการและอัตราเงินเดือนรวมของ ข้าราชการ ๑๕. บัญชีสรุปจำนวนข้าราชการตามแบบเสนอกรมบัญชีกลาง   ๑๖. บัญชีสรุปการเลื่อนขั้นเงินเดือนของข้าราชการ  ๑๗. บัญชีรายชื่อข้าราชการที่ไม่ได้เลื่อนขั้นเงินเดือนปีงบประมาณ ๑๘. รายงานการคำนวณเงินบำเหน็จ/บำนาญ ๑๙. รายชื่อข้าราชการที่ได้เลื่อน   ขั้นในปีงบประมาณ   ครั้งที่ ๒๐. รายงานการจัดสรรโควตาการเลื่อนขั้นเงินเดือน  ประจำปีงบประมาณ   ครั้งที่

เมื่อตัดสินใจสร้าง HRIS การรู้ว่าจะเริ่มที่ใดเป็นสิ่งสำคัญ   การตัดสินใจเลือกซอฟท์แวร์ที่ดีที่สุด ระบบควรมีอะไร ใครที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เป็นงานที่ละเอียดมาก โดยขั้นตอนในการพัฒนา HRIS เป็นไปตามตาราง ๒.๖ (Ranieri ๑๙๙๓: ๖)

ปัญหาในการดำเนินการระบบ DPIS

การดำเนินการในห้วงระบบ DPIS III   ส่วนใหญ่ส่วนราชการต่าง ๆ ได้ดำเนินการมาตั้งแต่ Version ๒.๘ แล้ว จึงไม่ค่อยประสบปัญหาสำคัญ อย่างไรก็ตาม ยังมีปัญหาต่าง ๆ ได้แก่

ก. การไม่ยอมรับระบบ DPIS โดยส่วนราชการที่ไม่ได้ใช้ระบบ DPIS แต่ใช้ระบบที่ส่วนราชการนั้นใช้อยู่เดิม และเห็นว่าดีกว่า DPIS III โดยจะยังใช้ต่อไป จะต้องมีโปรแกรมในการ Mapping ให้เป็นรหัสมาตรฐานด้านบริหารงานบุคคลเพื่อการถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งตามมติ ครม. เมื่อวันที่ ๒ มีนาคม ๒๕๔๗ เกี่ยวกับระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลระดับกรม มีมติให้ทุกส่วนราชการนำ DPIS III ไปปรับใช้   นอกจากนี้ การใช้ DPIS III ย่อมสะดวกในการเชื่อมข้อมูลกับ Smart Card มากกว่า

ข.การใช้และการติดตั้ง ไม่สามารถ Download จาก Web site ได้ หากต้องการใช้โปรแกรมต้องทำหนังสือถึงสำนักงาน ก.พ. เพื่อขอใช้โปรแกรม ส่วนการติดตั้งโปรแกรม DPIS ติดตั้งได้กับระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows ๙๘, Microsoft Windows Me, Microsoft Windows ๒๐๐๐ แต่การติดตั้งกับระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows xp ยังมีปัญหา

ค.ปัญหาอื่น ๆ เป็นปัญหาเล็กน้อยที่เกิดจากการปรับปรุงโครงสร้างกระทรวง ทบวง กรมใหม่ มีบางส่วนราชการที่มีชื่อสายงานใหม่ จะต้องมีการบันทึกสายงานใหม่ในระบบ โดยตรวจสอบจาก Web Site ของสำนักงาน ก.พ. หรือสอบถามสำนักงาน ก.พ. ก่อน

ง. การถ่ายโอนข้อมูลจากเวอร์ชั่น ๒.๘ เป็นเวอร์ชั่น ๓ สำหรับหน่วยงานที่เข้าร่วมโครงการระยะ ๓ จะเริ่มดำเนินการถ่ายโอนข้อมูลประมาณเดือนมิถุนายน ๒๕๔๘ โดยกรณีที่หน่วยงานได้กำหนด Code ของตำแหน่ง สายงาน วุฒิการศึกษา สถาบันการศึกษาเอง เพิ่มเติมใน DPIS ๒.๘ จะต้องทำ Mapping Table ก่อนการถ่ายโอนข้อมูล โดยจะต้องแจ้งให้ทีมงานพัฒนาทราบก่อนที่จะทำการถ่ายโอน นอกจากนี้ หน่วยงานที่มีโปรแกรมของหน่วยงานเอง ซึ่งไม่ใช่ DPIS ๒.๘ จะต้องจัดทำ Program ในการถ่ายโอนข้อมูลเข้าไปยัง DPIS III แต่ไม่ทราบโครงสร้างของ Program DPIS III จะต้องทำหนังสือขอ Data Dictionary ของโปรแกรม DPIS III จากสำนักงาน ก.พ.

จ. กรณีที่ไม่ได้มีการบันทึกข้อมูลบุคคลไว้ก่อน จะต้องบันทึกข้อมูลเข้า DPIS III ก่อน

ฉ. ปัญหาในการจัดตั้งคณะทำงานของส่วนราชการ ยังไม่มีมาตรฐานเดียวกันในการจัดตั้งโดยจะขึ้นอยู่กับส่วนราชการ ซึ่งส่วนใหญ่มักประกอบด้วย เจ้าหน้าที่ที่ดูแลข้อมูลกำลังคนจากการเจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคจากศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เป็นต้น