ระบบสารสนเทศเพื่อทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารบุคคล  (Personnel Information System: PIS) หรือ   ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System: HRIS)

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกิดประสิทธิภาพ   (ณัฏฐพันธ์   เขจรนันทน์  และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล ๒๕๔๕ : ๒๐๓)

ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System: HRIS) เป็นฐานข้อมูลที่องค์การใช้เพื่อเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานของตน (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑)   โดยเป็นบัญชีรายชื่อพนักงาน และทักษะและขีดความสามารถของพนักงานในองค์การ  HRIS ควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานขององค์การ โดยต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า ซึ่งแนวความคิดนี้ต้องปรากฏในการออกแบบระบบและการใช้ โดยระบบที่ครอบคลุมจะสามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนประจำ ผลกำไร การขาดงานและวันลาพัก ข้อมูลการพัฒนาการบริหารเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็น ระดับการจ้างที่เพียงพอ หรือทักษะต่าง ๆ ที่มีประสิทธิผลที่สุดของทีมงาน   นอกจากนี้ ระบบที่ติดตามทักษะและประสบการณ์ของพนักงานทุกคน จะสามารถเฝ้าติดตามและประเมินการพัฒนาการบริหารได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยฝ่ายบริหารในการคาดการณ์ถึงความสำเร็จในสายอาชีพ การตัดสินใจวางแผนที่มีประสิทธิผล  และการกำหนดการฝึกอบรมและการพัฒนาที่จำเป็นโดยเหมาะสมกับเวลา ฐานข้อมูลการพัฒนาการบริหารมีประโยชน์อย่างยิ่งในยุค “การปรับองค์การ” สิ่งที่จำเป็นต้องมีคือข้อมูลจำนวนมากของกำลังคนที่มีเพื่อพิจารณาว่าทักษะใดที่จะเหมาะสมกับโครงสร้างใหม่หรือที่ปรับ ซึ่งระบบอัตโนมัติจะจัดข้อมูลเหล่านี้ให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถค้นหาได้ด้วยปลายนิ้วมือ ช่วยให้สามารถเลือกบุคคลได้ตรงกับงานโดยเหมาะสมกับระยะเวลา

ระบบนี้จะช่วยสนับสนุนในการเลือกสรรบุคลากร จัดการรักษาระเบียบข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์ และสร้างสรรค์กิจกรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการปฏิบัติงาน (Laudon & Laudon ๒๕๔๕) ทั้งนี้ เกิดจาก “การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ” ซึ่ง หมายถึง วิธีการดำเนินกิจกรรมภายในองค์การและวิธีการบริหารงานที่แตกต่างไปจากเดิมไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างเส้นทางบริหารที่สั้นลง การกระจายอำนาจไปสู่ส่วนต่าง ๆ ความอ่อนตัวในการปฏิบัติงาน การกระจายที่ตั้งสำนักงาน ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ต่ำลง การให้อำนาจแก่ส่วนต่าง ๆ การทำงานร่วมกันภายในและระหว่างองค์การ และการเกิดขึ้นขององค์การดิจิตอลซึ่งประกอบด้วยการสร้างความสัมพันธ์ทางดิจิตอลกับลูกค้า (หน่วยเหนือ หน่วยรอง ผู้บังคับบัญชา กำลังพล) บริษัทคู่ค้า (ส่วนราชการต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง) และเจ้าหน้าที่ในสายงานกำลังพล กระบวนการทางสายงานที่ทำงานด้วยระบบดิจิตอล การบริหารจัดการงบประมาณและกำลังพลขององค์การด้วยระบบดิจิตอล และการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อม โดยองค์การดิจิตอลแตกต่างจากองค์การแบบเก่าตรงที่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานอย่างกว้างขวางในเกือบทุกส่วนขององค์การ รวมทั้งการบริหารและการจัดการ ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ใช่เป็นเพียงเครื่องมือ แต่เป็นองค์ประกอบหลักของการดำเนินธุรกิจและเป็นเครื่องมือหลักสำหรับการบริหาร

กำเนิดระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)

พ.ศ.๒๕๑๓ ในประเทศอังกฤษ จากการที่องค์การเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่สารสนเทศด้านกำลังคนไม่พร้อมที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ทำให้เกิดการสับสน ไร้ประสิทธิภาพ และซ้ำซ้อน   ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จึงต้องหาวิธีในการไล่ตามสารสนเทศ ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติขึ้น (Ranieri ๑๙๙๓ : ๓)

ในต้นปีเดียวกัน ในสหรัฐอเมริกา การใช้สารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้เกิดขึ้นพร้อมกับกฎระเบียบทางราชการที่เพิ่มขึ้น เช่น โครงการโอกาสในการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน ซึ่งเป็นไปไม่ได้ที่จะทำทันกำหนดเวลาในการรายงานโดยใช้ระบบเก็บบันทึกด้วยมือ และระบบจ่ายเงินเดือนก็ไม่มีข้อมูลที่ต้องการ นักพัฒนาซอฟท์แวร์ระบบเงินเดือนบางคนได้ลองใส่ข้อมูลพนักงานเข้าในระบบเงินเดือน แต่ก็ยังไม่เพียงพอ และระบบเหล่านี้ยังไม่สามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวกับการพัฒนาการบริหาร บัญชีรายการทักษะ หรือการบริหารกำไร นอกจากนี้ผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ HRIS แรก ๆ ไม่ได้รวมงานกิจกรรมทรัพยากรมนุษย์เข้ากับงานเงินเดือน จึงเกิดการปฏิบัติที่แตกต่างกันสองระบบ   ซึ่งระบบทรัพยากรมนุษย์ (HR) ยังต้องมีการปรับปรุงอีกมากเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของแต่ละองค์การ โดยการปรับปรุงนี้ใช้ต้นทุนและเวลามากสำหรับผู้พัฒนาที่จะปรับปรุงซอฟท์แวร์ของตนแก่ลูกค้าทุก ๆ ราย

ต้นปี พ.ศ.๒๕๒๓ ได้มี Software packages ออกมาโดยให้ผู้ซื้อสามารถปรับปรุงเท่าที่จำเป็นได้เอง นอกจากนี้ ได้มีระบบที่มีราคาถูกกว่าออกมาซึ่งถือเป็นการคุ้มค่าสำหรับบริษัทที่มีพนักงานน้อยกว่า ๒,๐๐๐ - ๓,๐๐๐ คน   การพัฒนาระบบล่าสุดเป็นการดำเนินการเพื่อการบริหารแผนค่าตอบแทนและกำไรและเพิ่มความสามารถในการรายงานของระบบ ซึ่งยังคงมีปัญหาสองประการคือการขาดผู้ที่มีความรู้ในเรื่องนี้ และเวลาในการใช้ระบบที่ยาวนานโดยมักจะใช้เวลาสองสามปีจากวันเริ่มต้นจนถึงใช้เต็มระบบทำให้ไม่น่าสนใจ   

ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ปัญหาระบบแฟ้มข้อมูล (File systems) โดยระบบแฟ้มข้อมูล เป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลแบบเดิม ซึ่งมีลักษณะที่หน่วยงานต่างเก็บข้อมูลที่จำเป็นของตนเอง ทำให้เกิดปัญหา คือ ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ขาดความยืดหยุ่น ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล ขาดความเป็นหนึ่งเดียวกันของข้อมูล ข้อมูลต้องขึ้นกับโปรแกรมที่ใช้ ข้อมูลแยกอิสระจากกัน และขาดการใช้ข้อมูลร่วมกัน (ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ ๒๕๔๗: ๑๖๘)

แม้จะมีอุปสรรค แต่การใช้ HRIS ก็ยังขยายตัว     จากการสำรวจของสถาบันศึกษากำลังคน (Institute of Manpower Studies) เมื่อ พ.ศ.๒๕๒๕ พบว่า ๔๐% ขององค์การที่สำรวจ มีการใช้ HRIS     และเมื่อ พ.ศ.๒๕๓๔ จากการสำรวจลักษณะเดียวกัน พบว่า ๙๖% ขององค์การใช้ HRIS   โดยหนึ่งในสามขององค์การเหล่านี้มีพนักงานมากกว่า ๑๒,๐๐๐ คน   ซึ่งจากความรับผิดชอบของงานทรัพยากรมนุษย์ที่เพิ่มขึ้นและจำนวนข้อมูลพนักงาน ทำให้ต้องมีวิธีการติดตามข้อมูล โดยการตัดสินใจมีความสำคัญขึ้น 

 ความสำคัญของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)

ช่วยให้ประหยัดในระยะยาว และช่วยแก้ปัญหาและเพิ่มผลผลิตและกำไร (Ranieri ๑๙๙๓ : ๕)   ซึ่งผลที่ได้จาก HRIS ต่อผู้บริหาร ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และพนักงานเป็นไปตามตาราง ๒.๓ ซึ่งตัวอย่างการลดเวลาของผู้บริหารคือการวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม ซึ่งจะมีบันทึกหลักสูตรที่สำเร็จของพนักงานแต่ละคนให้สามารถดูได้ โดยใช้ร่วมกับกับข้อมูลการประเมินการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดแผนการฝึกอบรม   นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเตือนผู้บริหารเมื่อถึงเวลาประเมินการปฏิบัติงาน ส่วนผลดีต่อพนักงานคือสามารถรู้ข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนได้เร็วขึ้น

ตาราง ๒.๓ ผู้ที่ได้รับผลจาก HRIS
ฝ่ายบริหาร	ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์	พนักงาน
การประเมินการปฏิบัติงาน การทบทวนเงินเดือน ข้อมูลการสรรหาพนักงาน การวางแผนที่มีประสิทธิผล การวิเคราะห์กำลังคน การวางแผนอาชีพ การวิเคราะห์เรื่องที่จะฝึกอบรม	รายงานตามระยะเวลา ข้อมูลพนักงาน การบริหารเงินเดือน การบริหารกำไร ข้อมูลผู้สมัครงาน ข้อมูลเร่งด่วน รายงานงบเงินรวม	ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลกำไร

ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ได้ประโยชน์จากการสามารถสร้างรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยสามารถสร้างข้อมูลเงินเดือนและเงินตอบแทนสำหรับพนักงานแต่ละคน ทั้งฝ่าย หรือทั้งบริษัท  การรายงานด้วยมือสำหรับข้อมูลดังกล่าวโดยฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งที่น่าเบื่อและใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อการผิดพลาด ระบบอัตโนมัติจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องและสมบูรณ์มากขึ้นที่จะนำไปดำเนินกรรมวิธี ลดเวลาการส่งข้อมูลและเพิ่มเวลาในการวิเคราะห์และแก้ปัญหา   สามารถผลิตรายงานมาตรฐานต่าง ๆ ได้โดยง่าย เช่น รายงานงบเงินรวม การเข้ารับการฝึกอบรม บัญชีพนักงานและการวิเคราะห์แรงงานโดยอายุ ทักษะหรือประสบการณ์

ประโยชน์สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบคือ สามารถค้นหาพนักงานที่มีทักษะเฉพาะสำหรับตำแหน่งงานที่ว่าง ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนเข้าตำแหน่งจากภายนอกในเมื่อมีผู้มีคุณสมบัติอยู่แล้ว ทั้งภายในองค์การและผู้ที่อยู่นอกองค์การสามารถใช้สารสนเทศที่ผลิตโดย HRIS (ตาราง ๒.๔) โดยผู้ใช้ภายในองค์การได้แก่ เจ้าหน้าที่ธุรการ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ หรือฝ่ายวางแผน   นอกจากนี้ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งบริหารของฝ่ายต่าง ๆ อาจใช้สารสนเทศหรือสถิติที่เกี่ยวกับงานของตน การจัดคน ผลผลิต และควบคุม   การใช้สารสนเทศ HRIS ภายนอกองค์การอาจเป็นเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรายงานและระเบียบของทางราชการ หรือจากการสำรวจเชิงอาสา (Domsch อ้างใน Ranieri ๑๙๙๓ : ๓) ซึ่งสารสนเทศนี้อาจต้องเป็นไปตามระยะเวลา อยู่ในรูปแบบการวิเคราะห์เชิงสถิติหรืออาจเพื่อพนักงานเฉพาะกลุ่ม  นอกจากนี้ HRIS ยังสามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาและในรูปแบบที่ต้องการเพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้

ตาราง ๒.๔ ผู้ใช้ HRIS

ผู้บริหาร ฝ่ายธุรการ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ฝ่ายวางแผน ฝ่ายพิเศษหรือสาขาย่อย รัฐบาล

แหล่งที่มา : http://web.bsru.ac.th/~jumpot/Lecture_HR/hr1.htm