ข้อมูลในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ก. ในระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานบุคคล หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล (ณัฏฐพันธ์ เขจรนันทน์ และ ไพบูลย์ เกียรติโกมล ๒๕๔๕ : ๒๐๓) ดังนี้
๑) ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและสวัสดิการเป็นต้น
๒) ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
๓) ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ เป็นต้น
ข. จากการศึกษาของ Akhilesh (Ranieri ๑๙๙๓ : ๘) ได้กล่าวถึงข้อมูลในระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ไว้ดังนี้
๑) ข้อมูลการสรรหาและการทดสอบ
ข้อมูลการสรรหามีความสำคัญในการประเมินกระบวนการสรรหาและคัดเลือก โดยมีข้อมูลสองประการที่สำคัญต่อการวิเคราะห์กระบวนการสรรหาได้อย่างถูกต้อง ประการแรกคือการประเมินพนักงานขั้นต้นระหว่างกระบวนการสรรหา ซึ่งอาจเป็นแบบการให้คะแนนตั้งแต่การสัมภาษณ์ครั้งแรกหรือผลการทดสอบ อีกประการหนึ่งคือคะแนนการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานตามระยะเวลา ระบบในการรวบรวมข้อมูลทั้งสองชุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้
๒) ประเภทของข้อมูลที่บันทึก
ข้อมูลใน HRIS แบ่งเป็น ๒ ประเภทใหญ่ ๆ คือ
ก) ข้อมูลหลัก เป็นข้อมูลประวัติพนักงานทั่วไปได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ ประวัติการแพทย์ ฯลฯ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบ HRIS แรก ๆ
ข) ในระบบใหม่ได้เพิ่มเติมข้อมูลประเภทที่สอง ซึ่งเป็นข้อมูลที่ครอบ คลุมมากขึ้นเพื่อตัดสินใจ วางแผนทรัพยากรมนุษย์ และวางแผนอาชีพ ข้อมูลที่เก็บปัจจุบันได้แก่ การสรรหาและการทดสอบเพื่อคัดเลือก การประเมินการปฏิบัติงาน ค่าจ้าง และประวัติการทำงาน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังรวมข้อมูลที่มีลักษณะในเชิง “พฤติกรรม” มากขึ้นและเน้นที่ทัศนะคติ (Attitude) การกำหนดรู้ (Perception) และความพึงพอใจ (Preference) ของพนักงาน จะมีการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อดูมุมมองเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ ของบริษัท เช่น โครงสร้างเงินเดือน การฝึกอบรม การคัดเลือกและการจ้าง ความสำนึกของพนักงาน แผนการจูงใจ และการเลื่อนตำแหน่ง ทั้งนี้สามารถเปรียบเทียบประเภทของข้อมูลได้เป็นระบบเก่าและใหม่พร้อมด้วยการใช้ข้อมูลดังตาราง ๒.๕ ซึ่งเป็นแนวทางที่องค์การแรงงานสากล (ILO: International Labour Organization) ใช้
ค. สรุป ข้อมูลที่ควรบันทึกไว้ใน HRIS ที่สมบูรณ์แบบ ได้แก่ ข้อมูลบุคคล ประวัติการทำงาน ข้อมูลคุณวุฒิ ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน ข้อมูลการขาดงาน ข้อมูลการทดสอบการสรรหาและการคัดเลือก ข้อมูลร้องทุกข์ ข้อมูลวิเคราะห์ปัญหางาน และข้อมูลสำรวจทัศนคติ โดยข้อมูลแต่ละชนิดมีรายละเอียดพร้อมตัวอย่างที่อาจใช้ในการวิเคราะห์แรงงานและตัดสินใจ ดังนี้
ตาราง ๒.๕ เปรียบเทียบระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) เก่าและใหม่
| |
ข้อมูลนำเข้าของ HRIS เก่า
|
ข้อมูลนำเข้าของ HRIS ใหม่
|
ข้อมูลบุคคล
ประวัติการทำงาน
ประวัติทางการแพทย์
ข้อมูลเงินเดือน
ข้อมูลการปันผล
|
ข้อมูลบุคคล
ประวัติการทำงาน
ประวัติทางการแพทย์
สารสนเทศเงินเดือน
สารสนเทศการปันผล
ข้อมูลประเมินการปฏิบัติงาน
ข้อมูลการสรรหาและคัดเลือก
ข้อมูลการขาดงาน
ข้อมูลการร้องทุกข์
ข้อมูลการสำรวจทัศนคติ
สารสนเทศการวิเคราะห์ปัญหางาน
|
ผลผลิตของ HRIS เก่า
|
ผลผลิตของ HRIS ใหม่
|
บัญชีพนักงาน
|
ผลผลิตทั้งหมดของระบบเก่า
|
บัญชีลำดับอาวุโส
|
การวิเคราะห์แผนการฝึกอบรม หลักสูตรที่ผ่านมา หลักสูตรที่จำเป็นในอนาคต ผู้เข้ารับการฝึกอบรม จำนวนและเวลาฝึกอบรม
|
บัญชีเงินเดือน
|
สถิติและสรุปเงินเดือนแยกตามฝ่าย ปี เดือน การจ่ายเบี้ยเลี้ยงแยกตามฝ่าย อายุ ความสามารถในการปฏิบัติงาน ทักษะ
|
บัญชีพนักงานแยกตามฝ่าย ตำแหน่ง ที่อยู่ ภาษาหลัก
|
การวิเคราะห์การขาดงานแยกเป็นเดือน ปี ฝ่าย สูงสุด ๒๕% บุคคล อายุ กลุ่ม ทักษะ
|
การวิเคราะห์เรื่องร้องทุกข์ตามเรื่องที่ร้อง เรื่องที่ร้องมากที่สุด พนักงานที่พื้นฐานที่สุด ผู้รับผิดชอบหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
| |
การวิเคราะห์พฤติกรรมต่อทัศนคติของพนักงาน
| |
การวิเคราะห์การสรรหาและคัดเลือกต่อกระบวนการสรรหากับการปฏิบัติงานที่ได้
|
๑) สารสนเทศบุคคล มักประกอบด้วยชื่อพนักงาน ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ภาษาหลัก อายุและคู่สมรส ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้ว่ากำลังจ้างใคร จะจ่ายเช็คไปที่ใด หรือจะติดต่อ
ใครกรณีฉุกเฉิน ซึ่งการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเช่นสารสนเทศที่เป็นปกติประจำดังกล่าว จะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจำนวน ประเภท และระยะเวลาของรายการที่สร้างขึ้นจะขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การ โดยอาจต้องทำรายชื่อพนักงานทุกคนทุกสัปดาห์ เดือน และสามเดือนรวมทั้งรายการที่แยกตามฝ่าย อายุ ภาษาหลัก หรือที่อยู่
๒) สารสนเทศด้านการแพทย์ ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่มีผลต่อการมองเห็น แขนขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย ซึ่งสารสนเทศนี้มีความสำคัญในการพิจารณาว่าจะต้องกำหนดข้อจำกัดเฉพาะใด ๆ หรือไม่เพื่อความมุ่งหมายด้านความสามารถในการทำงาน
ทั้งนี้ สารสนเทศทั้งสองส่วนนี้มีจำเป็นต่อการประเมินขีดความสามารถของเกณฑ์การคัดเลือกขั้นต้นเพื่อเลือกผู้ที่มีขีดความสามารถสูง จากนั้นจะสามารถปรับปรุงกระบวนการคัดเลือกถ้าพบว่ามีประสิทธิภาพต่ำในการคัดเลือกผู้สมัคร
๓) ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง บันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงานและใช้ร่วมกับการวางแผนอาชีพและการฝึกอบรม บันทึกตำแหน่งงาน เวลาที่อยู่ในแต่ละตำแหน่ง ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การเกลี่ยค่าจ้างในองค์การ อาจทำรายงานต่างๆ ขึ้นเพื่อแสดงตำแหน่ง ฝ่าย กลุ่มอายุ ทักษะและ/หรือระดับการศึกษาที่ได้รับค่าจ้างสูงสุดเพื่อประเมินความเสมอภาคของการเกลี่ยค่าจ้างขององค์การ
๔) ข้อมูลคุณวุฒิ รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลที่บันทึกอาจได้แก่รายชื่อหลักสูตรฝึกอบรมทั้งหมด คะแนนที่ได้รับ สถาบันที่ฝึกอบรม และระดับและ/หรือประกาศที่ได้ บัญชีอาจระบุสถานภาพว่าใครสำเร็จหลักสูตรใด ๆ ใครไม่ผ่านหลักสูตร และหลักสูตรใดที่ต้องการมากที่สุด สารสนเทศนี้จะช่วยองค์การพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
๕) ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดการปฏิบัติงานในแต่ละองค์การจะต่างกันรวมทั้งมาตรการที่ใช้ โดยควรเก็บผลการประเมินของพนักงานทุกคนไว้ สารสนเทศนี้อาจใช้เพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานและนโยบายการเลื่อนตำแหน่งขององค์การ รายงานว่าบุคคลใดที่กำลังเลื่อนตำแหน่ง (ฝ่ายใด ทักษะ กลุ่มอายุ ผู้ที่มีขีดความสามารถในการปฏิบัติงานต่ำ ผู้มีความสามารถในการปฏิบัติงานสูง ฯลฯ) จะช่วยให้เห็นรูปแบบและช่วยในการทำนายโครงสร้างองค์การในอนาคต
๖) ข้อมูลการขาดงาน บันทึกจำนวนวันทำงาน ความเฉื่อยชา การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน สารสนเทศนี้จะสามารถสรุปเป็นห้วงระยะเวลาเฉพาะได้ เช่น เดือน สามเดือนหรือปี หรือรายบุคคลหรือเป็นฝ่าย ซึ่งข้อมูลนี้มีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงาน เช่น ถ้าสามารถพิจารณาว่าจะมีการขาดงานมากที่สุดในฝ่ายเฉพาะหรือกลุ่มอายุ เมื่อรู้เช่นนี้ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะสามารถให้ความสนใจเฉพาะที่จะขจัดสาเหตุได้
๗) ข้อมูลการร้องทุกข์ เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ ประเภทและบุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยสารสนเทศนี้ใช้เพื่อพิจารณาฝ่าย ผู้รับผิดชอบ หรือผู้จัดการที่มีเรื่อร้องทุกข์มากที่สุด เรื่องการต่อรองที่ร้องมากที่สุด และพนักงานที่ร้องทุกข์ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้สารสนเทศนี้เพื่อป้องกันปัญหาเกิดขึ้นอีกและเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับพนักงาน
๘) ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ การศึกษาโดย Akhilesh ใช้แบบสอบถามสำรวจปัญหางานที่จัดทำโดย Hackman และ Oldham สอบถามพนักงานเพื่อวัดความพอใจในงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความพร้อมรับผิด ความคาดหวังและรางวัล งานเฉพาะที่ยากและงานที่ไม่แน่นอน นอกจากนี้ยังใช้แบบสอบถามพนักงานเพื่อเก็บข้อมูลสำรวจทัศนคติ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสื่อสารความรู้สึกของตนกับนายจ้างเกี่ยวกับองค์การ การสำรวจนี้รวมถึงมุมมองของพนักงานเกี่ยวกับนโยบายบริษัท สภาพการทำงาน การสื่อสารระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง โอกาสก้าวหน้า ความสำนึกของพนักงาน ฯลฯซึ่งการสำรวจดังกล่าวทั้งสองสามารถใช้วิเคราะห์เพื่อหาเรื่องที่พนักงานไม่พึงพอใจ เมื่อพบปัญหาดังกล่าว องค์การอาจมุ่งสนใจทำการปรับปรุงที่เหมาะสมได้
ในเรื่องของข้อมูลแล้ว องค์การยิ่งใหญ่ ก็ยิ่งยากที่จะจัดการข้อมูลพนักงานได้ทุกประเภท HRIS เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิผลในการดำเนินการดังกล่าว แต่ก็มีประโยชน์เฉพาะข้อมูลที่ถูกต้อง ในตอนต่อไปจะกล่าวถึงวิธีที่จะประกันความถูกต้องของข้อมูลใน HRIS
ค. การตรวจสอบข้อมูล HRIS
เมื่อใช้ HRIS ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะรักษาระบบให้มีข้อมูลถูกต้องได้อย่างไร สารสนเทศที่เชื่อถือไม่ได้แม้แต่เพียงชิ้นเดียว จะสามารถลดความน่าเชื่อถือของระบบและงานทรัพยากรมนุษย์ได้ นโยบายการตรวจสอบ HRIS จะประกันความน่าเชื่อถือของข้อมูล การเริ่มต้นที่ดีคือการมีนโยบายตรวจสอบหาข้อมูลที่ขาดหายไปเป็นประจำ (Ranieri ๑๙๙๓ : ๑๑) เช่น การตรวจรายงานอาจพบวันเกิดและวันจ้างที่ขาดหายไป แม้สารสนเทศนี้จะดูธรรมดาแต่ก็สามารถทำให้เกิดปัญหาได้ เช่น ทำให้วิเคราะห์อายุแรงงานผิดพลาดและก่อให้เกิดปัญหากับฝ่ายบำนาญ
ต่อไป ต้องคอยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บไว้โดยดูแนวโน้มและเปรียบเทียบข้อมูลกับนโยบายขององค์การ สามารถทำการตรวจสอบนี้ได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับงานเงินเดือนต่าง ๆ เช่น ระดับเงินเดือนมักจะร่วมกับระดับการจ่าย สามารถเปรียบเทียบเงินเดือนพนักงานที่เพิ่มขึ้นกับการเปลี่ยนแปลงของเงินเดือนที่จ่าย เช่นกัน นโยบายองค์การเกี่ยวกับวันเลื่อนตำแหน่งซึ่งมักเป็นวันแรกของการจ่ายเงินเดือน สิ่งที่สอดคล้องกับนโยบายนี้สามารถพิจารณาได้โดยดูวันที่เงินเดือนเปลี่ยน เรื่องที่สำคัญอีกประการคือข้อมูลประวัติเงินเดือน แผนการเกษียณมักขึ้นอยู่กับประวัติเงินเดือนเพื่อพิจารณาเงินเกษียณของพนักงาน สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้โดยลบเงินเดือนที่ผ่านมาออกจากเงินเดือนปัจจุบันซึ่งควรเท่ากับการจ่ายที่เพิ่มขึ้น สามารถคำนวณสิ่งนี้ในห้วงเวลาที่พบข้อผิดพลาด
กระบวนการตรวจสอบต่อเนื่อง จะพัฒนาคุณภาพของสารสนเทศที่ใช้ตัดสินใจธุรกิจและชื่อเสียงของระบบ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ควรตรวจสอบข้อมูลตามปกติและกำหนดความแตกต่างในการตรวจสอบพนักงาน เช่น ไม่ต้องตรวจประวัติเงินเดือนพนักงานใหม่ แต่ต้องตรวจของพนักงานที่พร้อมจะเกษียณ การตรวจสอบตามระยะเวลาเพื่อช่วยกระบวนการตัดสินใจเป็นหัวใจสำคัญที่จะประกันว่าสารสนเทศนี้มีประโยชน์และถูกต้อง